متصدی امور دفتری یا دفتریدار، شخصی است که مسئولیت اداری و مدیریتی از جمله پشتیبانی از عملیات روزمره دفتر یا سازمان را بر عهده دارد. این وظایف شامل موارد زیر میشود:
1. مدیریت فایلها و اسناد: آرشیو کردن، دستهبندی و نگهداری اسناد و فایلهای مربوط به فعالیتهای دفتر یا سازمان.
2. برقراری ارتباطات: پذیرش و پاسخگویی به تماسها و ایمیلها، ارسال و دریافت نامهها و فکسها.
3. تنظیم و مدیریت برنامههای جلسات: تعیین وقت جلسات، ثبت نام و پذیرش مهمانان، ارسال دعوتنامهها و تهیه نتایج جلسات.
4. پشتیبانی از مدیران و کارکنان: ارائه پشتیبانی اداری برای مدیران و کارکنان شامل تدارک جلسات، رزروات هتل، سفرهای کاری و …
5. مدیریت سیستمهای اداری: مانند سیستمهای رزرواسیون، مدیریت حضور و غیاب، سیستمهای آرشیو و …
6. مدیریت امور مالی دفتر: انجام وظایف مربوط به صورتهای مالی مانند پرداخت حقوق و مزایا، تنظیم فاکتورها، صدور چک و …
7. حفظ امنیت اطلاعات: تضمین محرمانگی و امنیت اسناد و اطلاعات حساس مانند مشتریان و پروژههای مهم.
8. پشتیبانی از تجهیزات اداری: نگهداری و تعمیر تجهیزات دفتری مانند پرینتر، کپیماشین، تلفن و …
9. پذیرش و راهنمایی مراجعین: استقبال از مراجعین دفتری، ارائه اطلاعات و راهنمایی درباره خدمات ارائه شده.
10. مدیریت و تدارک سفرها و مراسمات: تهیه بلیط، رزرو هتل، تنظیم مراسمات مختلف مانند جشنها و مراسم تکریم.
این وظایف نمایانگر تنوع و گستردگی کارهای یک متصدی امور دفتری هستند که نیاز به مهارتهای مدیریتی، سازماندهی و ارتباطی دارند تا به طور مؤثر و کارآمد در محیط اداری عمل کنند.
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.