کارشناس خرید کیست؟

کارشناس یا مامور خرید و تدارکات کسی است که باید تمامی نیازهای مجموعه را بررسی کرده و جمع‌آوری نماید، سپس در مورد تمامی اقلام مورد نیاز تحقیقات لازم را انجام دهد تا بتواند بهترین انتخاب از لحاظ کیفیت، قیمت و توانایی رفع نیاز مورد نظر را داشته باشد.

درحالت کلی، تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌ها از کارشناسان خرید و تدارکات کمک می‌گیرند. این افراد قراردادهای فروش با شرکت‌های مختلف را مدیریت کرده و برای خرید محصولات با بهترین قیمت و کیفیت برنامه‌ریزی می‌کند.

مدیر تدارکات با ایجاد ارتباط‌ های موثر با سایر بخش‌های شرکت از نیاز‌های آنان به کالا، تجهیزات و خدمات مورد نیاز آگاهی پیدا می‌کند و درصورت مطابقت با قوانین و بودجه شرکت درصدد تامین و رفع این نیاز‌ها برمی‌آید.

کارشناس خرید که گاها با عنوان مامور خرید نیز خوانده می شوند معمولا با مذاکره با سایر مجموعه‌ها تلاش می‌کند مواد اولیه برای تولید محصولات شرکت را با بهترین قیمت خریداری کنند تا موجب کاهش هزینه‌های شرکت و افزایش سود آن شوند. در برخی از سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای انتخاب تامین کننده مورد نظر مناقصه یا مزایده برپا می‌شود و مسئولیت پیگیری و اجرای کلیه امور آن بر عهده مدیر خرید و تدارکات است.

البته در سال‌های اخیر باتوجه به تنوع زیاد تامین کنندگان کالا و خدمات، شیوه‌های مختلف تامین این کالا و خدمات و همچنین نوسانات زیاد قیمت‌ها باعث شده فرآیند خرید کالا و خدمات بسیار پیچیده‌تر شود و درنتیجه وظیفه مدیر و کارشناس خرید و تدارکات نیز سخت‌تر شده است.

البته امروزه نرم‌افزارهایی برای کمک به خرید بهترین کالاها در زمان مناسب طراحی شده‌اند، که کارشناسان مربوطه با کمک گرفتن از آن‌ها می‌توانند انتخاب‌های بهتر و درست‌تری داشته باشند.

تحصیلات مورد نیاز کارشناس تدارکات و خرید

اگرچه داشتن حداقل مدرک کارشناسی در یکی از رشته‌های مدیریت بازرگانی، مالی یا از این دسته رشته‌ها می‌تواند بسیار کمک کننده باشد. اما برای رسیدن به موفقیت در شغل کارشناس تدارکات، تجربه و اثبات توانایی خرید کالا و خدمات با بهترین شرایط می‌تواند تاثیر بیشتری داشته باشد.

همچنین اگر شرکتی در حوزه خاصی فعالیت کند، معمولا ترجیح می‌دهند مدرک و تحصیلات کارشناس خرید و تدارکات آن‌ها نیز در همین حوزه باشد. بطور مثال یک شرکت حسابداری، کارشناسانی را که دارای مدرک حسابداری باشند را در اولویت استخدام قرار خواهد داد.

وظایف و مسئولیت های کارشناس خرید چیست؟

همانطور که می دانید وقتی فردی وارد شغلی می شود وظایف و مسولیت هایی بر عهده او گذاشته می شود، در زیر به برخی از وظایف و مسئولیت های کارشناس خرید و تدارکات اشاره کرده ایم تا با شناخت این مسئولیت ها، برای ورود به بازار کار این شغل آماده تر باشید:

• بررسی کیفیت و قیمت محصولات و مذاکره با فروشندگان برای رسیدن به بهترین نتیجه
• پیگیری موجودی و نیازهای بخش‌های مختلف و خرید موارد مورد نیاز آن‌ها
• اطلاع از جدیدترین تغییرات در هر صنعت و آشنایی با محصولات جدید
• بررسی و مقایسه کالاهای کاندید برای خرید و انتخاب بهترین مورد
• مدیریت کل بودجه و عملیات تامین منابع
• ایجاد ارتباطات موثر با سایر شرکت‌ها و فروشندگان
• بررسی گزارش‌های مالی و انجام مذاکرات بر اساس آن‌ها
• در صورت نیاز، کمک به بهبود مدیریت بودجه و دارایی
• شناسایی و بررسی و بازدید از کارخانجات تولید کننده محصولات
• شرکت در جلسات، سمینارها، کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌های تجاری برای آشنایی با آخرین محصولات و متدها در هر صنعت
• مذاکره و توافق با تامین کنندگان محصول برای تحویل بموقع کالاها
• ملاقات با مسئولین مربوطه در مورد کالاها یا خدمات معیوب و انجام اقدامات لازم باتوجه به شرایط
• ارزیابی و نظارت بر قراردادهای فروشندگان و تامین کنندگان
• یادداشت و نگهداری تمامی سوابق خریدهای انجام شده، هزینه‌ها، تحویل کالاها، کارایی محصول و موجودی‌ها

مهارت‌های لازم جهت استخدام کارشناس خرید و تدارکات

مانند بسیاری از مشاغل دیگر، داشتن مهارت و تجربه کاری مرتبط از عوامل اصلی استخدام و موفقیت در شغل کارشناس خرید و تدارکات می باشد. ما برخی از مهمترین این مهارت ها را برای شما بر می شماریم:

• داشتن مهارت در مذاکره برای گرفتن نتایج سودمند در زمان‌های همکاری با دیگران. مسئول خرید و تدارکات باید از این مهارت خود برای همکاری با فروشندگان و خرید محصولات مورد نیاز با بهترین کیفیت و قیمت بیشترین استفاده را ببرد.
• داشتن مهارت‌های اقتصادی لازم برای تحلیل و فهم اطلاعات اقتصادی مورد نیاز. این مهارت در زمان بررسی گزارش‌ها و اطلاعات و برآورد قیمت کالا و خدمات بسیار مهم است.
• داشتن مهارت‌های تحلیلی شامل استخراج و تفسیر دانش مفید از اطلاعات خام. در مرحله بررسی گزارش‌های مالی، ساختار قیمت‌ گذاری، وضعیت بازار و بقیه اطلاعات اقتصادی برای تعیین قیمت منطقی، این مهارت بسیار اهمیت پیدا می‌کند.
• توانایی حل مسائل پیچیده برای پیدا کردن بهترین راه‌حل در زمان‌های مواجهه با مشکل. بطور مثال توانایی انتخاب محصول یا خدماتی با بهترین قیمت و کیفیت در بین تعدادی زیادی از گزینه‌ها.

از سایر مهارت‌های مورد نیاز برای استخدام کارشناس تدارکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کسب تجربه زیاد در مورد توسعه قراردادها و موافقت‌نامه‌های تجاری خاص
• آشنایی کامل با قوانین و راه‌کارهای مدیریت خرید و تدارکات
• تسلط بر اصول خرید

محیط کاری مسئول خرید و تدارکات

مسئول خرید و تدارکات معمولا کارهای خود را به‌صورت دفتری انجام می‌دهد. کارهایی از قبیل خواندن و بررسی اسناد کاغذی و الکترونیکی که نیازمند نشستن‌‌های طولانی مدت پشت میز و یا سیستم کامپیوتری است. درحالت کلی این شغل رفت و آمد زیادی نخواهد داشت، مگر در مواردی که نیازمند دیدار حضوری و یا جلسه با فروشنده‌ها و یا زنجیره‌های تامین باشد.

نتیجه گیری