در حالیکه شرح وظایف مدیران دفتری از شرکت های کوچک به بزرگ، متفاوت تعریف می شوند، در مجموع وظایف کلی شان در هر دو مورد بسیار شبیه است. در همه شرکت ها، از تمامی مدیران دفاتر انتظار می رود که بر فعالیت های خاصی نظارت داشته و اطمینان حاصل نمایند که آن فعالیت ها بسیار روان و در نهایت کارآمدی، انجام می شوند.
یکی از مهم ترین مسئولیت های یک مدیر دفتر، نظارت بر عملکرد پرسنل، بطور مستمر و عاری از حب و بغض است. این وظایف احتمالا شامل استخدام کارکنان جدید یا در صورت لزوم، پایان دادن به کار برخی کارمندان، حل و فصل هر گونه مشکلی که احتمالا در شرکت بروز کند، می باشد.
همچنین، مدیران دفتری، فروش ماهیانه را گزارش، نحوه عملکرد گروه فروش را پیگیری و در صورت نیاز گزارش نقاط پیشرفت را تهیه می نمایند. کار مدیریت دفتری شامل نظارت بر سیستم های کامپیوتری، رسیدگی به پرداخت حقوق ها و مخارج، رسیدگی به کاغذبازی ها و همچنین فاکتورهای فروش، نیز می باشد.
تعریف متصدی:
متصدی کسی که مباشر کار و شغلی است.
متصدیان این شغل تحت نظارت مقام مافوق عهده دار مطالعه و بررسی و یا سرپرستی فعالیتهای مربوط به امور اداری و استخدامی در وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی می باشند .
شرح وظایف متصدی امور دفتری:
1-نامه هاي وارده را مطالعه نموده سپس ترتيب ثبت و الصاق سوابق مربوطه را توسط متصديان ذيربط مي دهد .
2-پيش نويسها و گزارشات مربوطه را تهيه مي كند .
3-نامه هاي ماشين شده را مطالعه و در ثبت و ارسال نامه ها نظارت مستمر مي نمايد .
4- .به منظور حسن انجام كار كاركنان امور دفتري نظارت لازم بعمل مي آورد .
5-در صورت مشاهده بي ترتيبي و نارسائي ، آموزشهاي لازم را به افراد مربوطه داده و گزارش جهت مقام مافوق تهيه مي كند .
6-در ثبت نامه ها و ارسال آنها به ساير واحدها نظارت مي نمايد .
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.