متصدی امور دفتری و بایگانی فردی است که مسئولیت مدیریت و اداره امور دفتری، آرشیو و بایگانی یک سازمان را بر عهده دارد. وظایف و مسئولیتهای این شخص عبارتند از:
1. مدیریت دفتر: برنامهریزی و مدیریت فعالیتهای روزانه دفتر، شامل برنامهریزی جلسات، مدیریت دفتری و تنظیم برنامههای روزانه.
2. مدیریت بایگانی و آرشیو: سازماندهی و نظم دادن به اسناد و مدارک مربوط به فعالیتهای سازمان و ایجاد یک سیستم بایگانی منظم و قابل دسترس برای مراجعین.
3. ثبت و ثبت نام: ثبت و مدیریت اطلاعات و مدارک مربوط به پرسنل سازمان، شامل اطلاعات شخصی، پروندههای شغلی و مدارک تحصیلی.
4. ارتباطات داخلی و خارجی: ارتباط با سایر بخشها و اعضای سازمان برای انجام فعالیتهای دفتری و اطلاعرسانی به مراجعین.
5. پشتیبانی از مدیریت: ارائه پشتیبانی به مدیران و کارکنان سازمان در مسائل دفتری و امور آرشیو.
6. مدیریت سیستمهای اداری: استفاده از نرمافزارها و سیستمهای مدیریت اداری برای مدیریت دادهها و اطلاعات دفتری.
7. ارتباط با مراجعین خارجی: برقراری ارتباط با مراجعین خارجی و ادارات دولتی برای مسائل مربوط به ثبت و رسمیتبخشی اسناد و مدارک.
8. مدیریت وقت: برنامهریزی و مدیریت وقت برای انجام فعالیتهای دفتری و بایگانی به طور بهینه.
برای تبدیل شدن به یک متصدی امور دفتری و بایگانی، معمولاً باید دارای مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته مدیریت دفتری، مدیریت اداری یا رشتههای مرتبط باشید. همچنین، تجربه کاری در زمینه مدیریت دفتری و استفاده از نرمافزارهای مدیریت اداری از اهمیت بالایی برخوردار است.
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.