متصدی امور دفتری در یک سازمان یا موسسه عمومی یا خصوصی، عهدهدار مسائل مرتبط با مدیریت اسناد، پروندهها، ارتباطات دفتری، و امور اداری است. وظایف اصلی این شخص شامل موارد زیر میشود:
1. مدیریت اسناد و پروندهها: آرشیو کردن اسناد و اطلاعات مهم، نظارت بر حفظ و حفاظت از آنها، و ارائه دسترسی به اطلاعات مورد نیاز.
2. پشتیبانی اداری: انجام امور روزمره دفتری مانند پذیرش تماسها، پیگیری ایمیلها، زمینهسازی برای جلسات و مدیریت زمانبندیها.
3. ارتباطات داخلی و خارجی: برقراری و مدیریت ارتباطات با کارکنان داخلی و نمایندگان خارجی، انتقال پیامها و اطلاعات بهطور دقیق و به موقع.
4. مدیریت تجهیزات دفتری: نظارت بر استفاده از تجهیزات دفتری مانند کامپیوترها، چاپگرها، فکس و سیستمهای تلفنی.
5. حضور در جلسات و نگهداری دفتر: حضور در جلسات دفتری، نگهداری دفتر، و مدیریت تقسیم وظایف اداری.
6. پشتیبانی از مدیریت و کارکنان: ارائه پشتیبانی به مدیران و کارکنان در امور اداری و دفتری، از جمله انجام وظایف مرتبط با امور دفتری.
7. مدیریت فعالیتهای روزمره دفتری: مدیریت کارهای روزانه، جلوگیری از انجام کارهای تکراری و بهبود فرآیندهای اداری.
8. تهیه گزارشات و مستندات: تهیه گزارشات مربوط به فعالیتهای دفتری و تولید مستندات مرتبط با اسناد و اطلاعات مهم.
متصدی امور دفتری نقش اساسی در بهرهوری و کارایی دفتر و سازمان دارد و باید دارای مهارتهای خوب ارتباطی، مدیریتی، و سازماندهی باشد تا به خوبی وظایف خود را انجام دهد.
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.