متصدی امور دفتری و بایگانی (Clerk and Archives Officer) شخصی است که مسئولیتهای اصلی در مدیریت و نگهداری اسناد، اطلاعات و فعالیتهای دفتری دارد. این نقش معمولاً در ادارات، سازمانها، شرکتها و موسسات عمومی یا خصوصی انجام میشود و وظایف آن عبارتند از:
1. مدیریت بایگانی: نگهداری و مرتبسازی اسناد و اطلاعات مهم، شامل پروندههای کاری، نامهها، قراردادها و سایر اسناد.
2. ثبت و ثبت اسناد: ثبت و نگهداری اسناد و فایلهای مختلف، اطمینان از دسترسی آسان به اطلاعات مورد نیاز.
3. ارائه پشتیبانی مدیریتی: فراهم کردن اسناد و اطلاعات مورد نیاز برای مدیران و دیگر اعضای تیم.
4. مدیریت و ثبت سیستمهای الکترونیکی: استفاده از سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی (مانند سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی) برای ثبت، مدیریت و جستجوی اسناد.
5. پشتیبانی از فعالیتهای دفتری: انجام وظایف دفتری مانند پاسخگویی به تلفنها، مدیریت نوبتها، و پذیرش مراجعین.
6. رعایت استانداردها و قوانین مربوط: پایبندی به قوانین حریم خصوصی، محافظت از اطلاعات حساس و رعایت استانداردهای مربوط به نگهداری اسناد.
7. آموزش و راهنمایی: آموزش و راهنمایی کاربران در استفاده از سیستمهای بایگانی و مدیریت اسناد.
وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی از جنبه مهمی برای انجام فعالیتهای سازمانی و اداری موثر در یک سازمان است.
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.