متصدی امور دفتری در یک سازمان یا شرکت مسئولیتهای متعددی دارد که از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1. مدیریت اسناد و پروندهها: این شامل نگهداری و مدیریت اسناد مهم سازمان میشود، از جمله تنظیم، ثبت و آرشیو کردن اسناد و پروندههای مربوط به فعالیتهای مختلف شرکت.
2. پذیرش و تلفنخانه: انجام وظایف مربوط به پذیرش مراجعین، پاسخگویی به تماسهای تلفنی و ارتباط با مراجعین و مشتریان.
3. مدیریت وقت: زمانبندی و تنظیم جلسات، نوبتدهی و رزروهای ملاقاتهای مدیران و کارکنان شرکت.
4. پشتیبانی از مدیران و کارکنان: ارائه خدمات پشتیبانی اداری به مدیران و کارکنان شرکت، از جمله برگزاری جلسات، تدارکات سفرهای کاری و امور مشابه.
5. مدیریت امور مالی و حسابداری: انجام فعالیتهای مربوط به مدیریت امور مالی و حسابداری از جمله صدور و پرداخت فاکتورها، مدیریت دریافت و پرداختهای نقدی و بررسی صحت مستندات مالی.
6. پشتیبانی از فعالیتهای عمومی سازمان: انجام امور دفتری عمومی مانند تهیه گزارشهای دورهای، پیگیری مدارک و مستندات قانونی و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی.
7. استفاده از فناوری اطلاعات: استفاده از سیستمهای مدیریت اسناد و اطلاعات الکترونیکی برای ذخیره، جستجو و بازیابی اسناد، فرمها و اطلاعات دیگر مورد نیاز.
8. حفظ حریم خصوصی و اطلاعات: رعایت قوانین حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات مربوط به مشتریان، کارکنان و سازمان.
متصدی امور دفتری نقش اساسی در ساماندهی و انجام فعالیتهای اداری و اجرایی در سازمان دارد و به تسهیل و بهبود فرآیندهای اداری و ارتباطات داخلی کمک میکند.
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.