متصدی امور دفتری یک نقش مهم در هر سازمان یا شرکتی است که وظایف اداری و سازماندهی فعالیتهای روزمره را به عهده دارد. این شغل مستلزم مهارتهای سازمانی قوی، توانایی برخورد مناسب با افراد، و مدیریت زمان کارآمد است.
### وظایف اصلی متصدی امور دفتری:
1. مدیریت ارتباطات: دریافت و ارسال نامهها، مدیریت تماسهای تلفنی، و پاسخگویی به ایمیلها.
2. سازماندهی اسناد: طبقهبندی، ثبت، و نگهداری اسناد و مدارک مهم اداری به شکل کاغذی و الکترونیکی.
3. برنامهریزی و هماهنگی: تنظیم جلسات، برنامهریزی ملاقاتها و مدیریت تقویم کاری مدیران.
4. پشتیبانی از مدیریت: ارائه گزارشها و تهیه اسناد ارائه به مدیریت.
5. تهیه و تدارک: سفارش و مدیریت موجودی لوازم اداری.
6. مدیریت مالی: پردازش صورتحسابها و حقوق و دستمزد، و بودجهبندی هزینههای جاری اداره.
7. پذیرش و مهمانداری: استقبال از مهمانان و تنظیم محل جلسات.
### مهارتهای لازم برای متصدی امور دفتری:
– مهارتهای بین فردی: توانایی برقراری ارتباط موثر و حفظ روابط حرفهای.
– مهارتهای سازمانی: توانایی مدیریت چند وظیفه به صورت همزمان و دقیق.
– مهارتهای فناوری اطلاعات: آشنایی با نرمافزارهای مرتبط با دفترداری مانند Microsoft Office و سیستمهای مدیریت پایگاه داده.
– توانایی حل مسئله: قابلیت تشخیص سریع مشکلات و یافتن راهحلهای مناسب برای آنها.
– **مهارتهای تصمیمگیری
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.