متصدی امور دفتری و بایگانی در یک محیط کاری مسئولیتهای متعددی دارد که از مدیریت اسناد و اطلاعات تا ارتباطات داخلی و خارجی و مدیریت امور اداری میپردازد. برخی از مسئولیتها و وظایف این نقش عبارتند از:
1. مدیریت بایگانی و اسناد: نگهداری و مرتبسازی اسناد و اطلاعات مهم شرکت، از جمله فایلهای مالی، قراردادها، و سایر اسناد رسمی.
2. ارتباطات داخلی و خارجی: مدیریت ارتباطات با داخلیها و خارجیها، شامل پاسخگویی به تماسها، ایمیلها، و برقراری ارتباط با مشتریان یا شرکای تجاری.
3. مدیریت زمان و برنامهریزی: برنامهریزی و زمانبندی ملاقاتها، جلسات، و وظایف مدیریتی برای کارکنان.
4. حفظ امنیت اطلاعات: اطمینان از امنیت و حفظ محرمانگی اطلاعات مهم شرکت، از جمله اسناد مالی و اطلاعات محرمانه.
5. پشتیبانی از مدیران و کارکنان: ارائه پشتیبانی اداری به مدیران و کارکنان، از جمله رزرو سفرها، مدیریت اسناد، و آمادهسازی مستندات برای جلسات و ملاقاتها.
6. مدیریت تجهیزات دفتری: نگهداری و مراقبت از تجهیزات دفتری و اداری، از جمله کامپیوترها، پرینترها، و سایر تجهیزات.
7. مدیریت پروژههای اداری: مدیریت و ردیابی پیشرفت پروژههای اداری و کمک به مدیریت آنها به موقع و با کیفیت.
8. آموزش و آمادهسازی مستندات: ارائه آموزشهای مورد نیاز برای استفاده از سیستمهای اداری و مرتبط با اسناد، و آمادهسازی مستندات مربوط به جلسات و ملاقاتها.
9. پشتیبانی از روند اداری: اجرای وظایف دفتری روزمره و پشتیبانی از روند اداری کلی شرکت.
10. مدیریت تسکینهای روزمره: مدیریت و حل مسائل و تسکینهای روزمره کارکنان و مدیران.
این نقش اساسی در حفظ نظم و بهرهوری دفتری و اداری در یک سازمان دارد و نقش مهمی در اجرای فعالیتهای روزمره شرکت دارد.
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.