متصدی امور دفتری و بایگانی یک نقش مهم در محیطهای مختلف، از جمله دفاتر پزشکی، بیمارستانها، مراکز بهداشتی، و سایر موسسات بهداشتی دارد. وظایف این شخص شامل موارد زیر میشود:
1. مدیریت سیستم بایگانی: مسئولیت مدیریت و نظارت بر سیستم بایگانی اسناد و اطلاعات، از جمله پروندههای بیماری، اسناد اداری و مدارک مربوط به امور مالی و مدیریتی.
2. ثبت و ثبت نام بیماران: ثبت و مدیریت اطلاعات بیماران، شامل ایجاد پرونده پزشکی الکترونیکی (EMR)، ثبت نام بیماران جدید، و بروزرسانی اطلاعات مرتبط با بیماران.
3. تدوین و نگهداری اسناد: تدوین و نگهداری اسناد مختلف مربوط به فعالیتهای موسسه، از جمله مدارک حقوقی، مدارک مالی، و سایر اسناد اداری.
4. پشتیبانی از فعالیتهای اداری: پشتیبانی از فعالیتهای روزمره دفتری، شامل پاسخگویی به تماسها و پیامهای دریافتی، مدیریت برنامهها و نوبتدهی، و تدارک اسناد و مواد مورد نیاز برای اداره.
5. ارتباط با بیماران و پرسنل درمانی: برقراری ارتباط با بیماران برای ترتیب وقت ملاقات، اطلاعرسانی از نوبتهای ملاقات، و ارسال یادآوریها و اطلاعیههای مربوط به نوبتهای پزشکی.
6. مدیریت مالی: پشتیبانی از فعالیتهای مربوط به مدیریت مالی، از جمله ثبت و پردازش پرداختها، ارسال فاکتورها و صورتحسابها، و نظارت بر وضعیت مالی.
7. پشتیبانی از فعالیتهای تدارکاتی: پشتیبانی از فرآیندهای تدارکاتی مورد نیاز برای تأمین مواد و تجهیزات مورد نیاز برای فعالیتهای موسسه.
8. حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات: حفظ امنیت و حریم خصوصی اطلاعات بیماران و اسناد مربوط به موسسه.
متصدی امور دفتری و بایگانی باید دارای مهارتها و تواناییهای خوبی در زمینه مدیریت اطلاعات، ارتباطات بین فردی، کار با رایانه، و مدیریت زمان باشد.
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی، به دوستانتان معرفی کنید.